En basit anlamda veritabanı, belirli bir amaca yönelik düzen verilmiş kayıt ve dosyaların tümüdür. Bilgisayar sisteminizde arkadaş ya da müşterilerinizin ad ve adreslerini toplamış olabilirsiniz. Belki, yazdığınız tüm mektupları topluyor ve alıcıya göre düzen veriyorsunuz. Ödeme ve tahsilat yapılacak hesaplarınız ya da çek defterinizin borçlan ve bakiyesi gibi finansal verilerinizi topladığınız bir grup dosyalarınız da olabilir. Konularına göre düzen verdiğiniz sözcük işlemci belgeler, en geniş anlamda, bir tür veritabanıdır. Kullanıma göre düzen verdiğiniz elektronik tablo dosyaları da ayrı bir tür veritabanıdır. Windows Başlat menüsündeki tüm program kısayolları da bir veritabanıdır. Sık Kullanılanlar klasöründe düzen verilmiş internet kısayolları bir veritabanıdır. Çok düzenliyseniz, birkaç yüz elektronik tablo ya da kısayolunu klasör ve alt klasörleri kullanarak yönetebilirsiniz. Bunu yaptığınızda, veritabanı yöneticisi siz olursunuz. Çözmeye çalıştığınız sorunlar büyüdükçe ne yapacaksınız? Veriler çeşitli belgelerde ya da elektronik tablolarda saklanmışken, tüm müşterilerle ve onların siparişleriyle ilgili bilgileri nasıl kolayca toplayabilirsiniz? Yeni bilgiler girince dosyalar arasındaki bağlantıları nasıl koruyabilirsiniz? Verilerin doğru girildiğinden nasıl emin olursunuz? Bilgilerinizi birçok kişiyle paylaşma gereksiniminiz olup, aynı anda iki kişinin aynı verileri güncelleştirmeye çalışmasını istemediğinizde ne yapacaksınız? Bu tür güçlüklerle karşılaşmışsanız, bir veritabanı yönetim sistemine (DBMS) gereksiniminiz var demektir. Veritabanlarının amacı büyük miktardaki kurumsal verileri işlemektir. Veriler düzenli bir biçimde elektronik ortamda kaydedilirler. Düzenli olarak yedeklenen ve kontrol edilen bu bilgiler çok sayıda uygulamanın ve kullanıcının hizmetine sunulur. Büyük miktarlardaki verilerin hızlı ve güvenli bir biçimde gereksinim duyulan bilgiye dönüştürülmesi veritabanlarının en önemli özelliklerinden birisidir.