Im einfachsten Sinne umfasst die Datenbank alle Datensätze und Dateien, die für einen bestimmten Zweck angeordnet sind. Möglicherweise haben Sie die Namen und Adressen Ihrer Freunde oder Kunden auf Ihrem Computersystem gesammelt. Vielleicht sammeln Sie alle Briefe, die Sie geschrieben haben, und ordnen sie dem Empfänger entsprechend an. Möglicherweise müssen Sie auch Konten bezahlen und einziehen oder eine Gruppe von Dateien, in denen Sie Ihre Finanzdaten erfassen, z. B. Ihre Schulden und den Saldo Ihres Scheckbuchs. Die Textverarbeitungsdokumente, die Sie im weitesten Sinne nach ihren Themen organisieren, sind eine Art Datenbank. Tabellenkalkulationsdateien, die Sie nach Verwendung organisieren, sind ebenfalls eine separate Typendatenbank. Alle Programmverknüpfungen im Windows-Startmenü sind ebenfalls eine Datenbank. Es ist eine Datenbank mit Internetverknüpfungen, die im Ordner "Favoriten" angeordnet sind. Wenn Sie sehr gut organisiert sind, können Sie mehrere hundert Tabellenkalkulationen oder Verknüpfungen mithilfe von Ordnern und Unterordnern verwalten. Wenn Sie dies tun, werden Sie der Datenbankadministrator. Was werden Sie tun, wenn die Probleme, die Sie zu lösen versuchen, zunehmen? Wie können Sie einfach Informationen über alle Kunden und deren Bestellungen sammeln, während die Daten in verschiedenen Dokumenten oder Tabellen gespeichert sind? Wie können Sie Verknüpfungen zwischen Dateien beibehalten, wenn neue Informationen eingegeben werden? Wie können Sie sicher sein, dass die Daten korrekt eingegeben wurden? Sie müssen Ihre Informationen mit vielen Personen teilen. Was tun Sie, wenn nicht zwei Personen gleichzeitig versuchen sollen, dieselben Daten zu aktualisieren? Wenn Sie auf solche Schwierigkeiten gestoßen sind, benötigen Sie ein Datenbankverwaltungssystem (DBMS). Der Zweck von Datenbanken besteht darin, große Mengen von Unternehmensdaten zu verarbeiten. Die Daten werden regelmäßig elektronisch erfasst. Diese Informationen, die regelmäßig gesichert und kontrolliert werden, werden vielen Anwendungen und Benutzern zur Verfügung gestellt. Es ist eine der wichtigsten Funktionen von Datenbanken, große Datenmengen in Informationen umzuwandeln, die schnell und sicher benötigt werden.